Ota yhteyttä
International House Turku
Sähköinen ajanvarauspalvelu madaltaa yhteydenoton kynnystä
International House Turku kokoaa yhteen kotoutumisen edistämistä ja tukemista sekä kansainvälisten osaajien houkuttelua tarjoavat neuvonta- ja ohjauspalvelut Turussa. Palveluita tarjotaan monikielisesti ja monikanavaisesti matalalla kynnyksellä.
Ennen sähköistä ajanvarauspalvelua suuri osa henkilökunnan ajasta kului tapaamisten sopimiseen, eikä kaikkia jonottamaan tulleita ihmisiä ehditty palvella. Vuoden 2020 koronarajoitukset hankaloittivat entisestään aikojen varaamista.
Ohjaus- ja neuvontapalveluiden kehittämishanke mahdollisti resurssit kehittää ajanvarauspalvelua: Oli mahdollisuus pohtia, miten asiakkaita voitaisiin palvella helpommin ja laajemmin, ja samalla vapauttaa henkilökunnan resursseja varsinaiseen asiakastyöhön.
Druid valikoitui palvelun toteuttajaksi tarjouskilpailun perusteella
Ajanvarauspalvelu mukautuu asiakkaiden tarpeisiin
“Aluksi palvelussa oli neljä-viisi kieltä. Kieli- ja palveluvalikoimaa on laajennettu asiakastarpeiden mukaan vuosien varrella. Tällä hetkellä valittavana on 11 kieltä ja tarjolla on useita kotoutumista tukevia palveluita”, kertoo Turun kaupungin palvelukoordinaattori Walid Al-Janabi, joka on ollut mukana kehittämässä palvelua vuodesta 2021 lähtien. “Uusia kielitarpeita selvitetään ja testataan ennen kuin ne otetaan käyttöön sähköisessä järjestelmässä.”
Asiakkaat ovat löytäneet palvelun hyvin. Omalla kielellä asiointi tekee ajan varaamisesta helppoa ja luontevaa. No-show -tilanteita on saatu vähennettyä tekemällä varauksen peruuttaminen vaivattomaksi muun muassa vahvistusviestissä olevalla peruutuslinkillä.
“Monikielinen ohjaus ja neuvonta on yksi tärkeimmistä palveluistamme”, toteaa Walid Al-Janabi.
“Työntekijöiden avuksi on kehitetty kielenvaihtaja, jonka avulla sivulla näkyvän sisällön voi helposti kääntää suomeksi tai takaisin alkuperäiselle kielelle yhdellä ruksi-klikkauksella. Tämä on osoittautunut erityisen käteväksi International House Turun työntekijöille asiakastapaamisissa, joissa yhteisen kielen löytäminen voi olla haaste”, sanoo Druidin full stack -kehittäjä Sonja Vainionpää.
Enemmän aikaa asiakastyölle
Ajanvarausjärjestelmä on tehostanut International House Turun toimintaa merkittävästi, ja asiakkaita pystytään nyt palvelemaan joustavammin ja kattavammin. Myös viranomaiset ja yhteistyökumppanit, kuten sosiaalityöntekijät, voivat tehdä ajanvarauksia järjestelmän kautta, mikä helpottaa yhteistä työskentelyä.
Walid Al-Janabi korostaa myös yhteistyön sujuvuutta Druidin kanssa: “Kaksi vuotta projektin vastuuhenkilönä on osoittanut, miten hyväksi yhteistyömme on kehittynyt. Yhteydenottoihini reagoidaan nopeasti, ja ratkaisut löydetään tehokkaasti”.
Vuoden 2025 alussa päävastuu kotoutumisesta siirtyy lain mukaan kunnille. Palveluiden digitalisointi on Turussa ja Turun alueella hyvällä mallilla, mutta lakimuutos tuonee mukanaan myös muutoksia.
Tutustu ajanvarauspalveluun
