Kesytä kaaos Getting Things Done-menetelmällä

Elämä on kaoottista. Kaikki ei tapahdu räjähdysmäisesti samaan aikaan, mutta uusia syötteitä tulee jatkuvasti. Töihin lähtiessä takista hajoaa vetoketju – se pitää korjata tai korjauttaa, mutta ei juuri nyt. Ruokaa laittaessa saa ahaa-elämyksen, miten töihin liittyvä ongelma ratkaistaan – pitääpä huomenna puhua tästä Sannalle! Nuorin lapsi saa kirjeen päiväkodista, joka kehottaa hakemaan esikoulupaikkaa muualta, koska sitä ei enää järjestetä tutun päiväkodin yhteydessä. Ihmisten tyypillinen reaktio on todeta ääneen tai ajatuksissaan: “Täytyypä palata tähän”. Asioita yritetään pitää mielessä, kunnes seuraavat reagoitavat asiat vievät niiden paikan muistissa.

Samaan aikaan työelämä on muuttunut abstraktimmaksi. Ajatustyön tuottamiseen liittyvät vastuut ja toimintatavat ovat usein epäselviä, ellei niihin aktiivisesti haeta rakenteita. Ohjelmistokehityksessä projektitoteutuksiin on onnistuttu luomaan toimivia työnhallintamalleja, kuten SCRUM, joka huolehtii kehittäjien työtehtävien määrittelemisestä konkretian tasolle tasolle sekä työmäärän systemaattisesta seurannasta. Tämän rauhan keitaan ulkopuolelle jää silti monia rooleja, joissa keskeytyksiä, uusia lähtöjä ja reagoitavia asioita tulee useita päivässä.

Tämän tulvan hallitsemiseksi David Allen on kehittänyt Getting Things Done (GTD) -menetelmän. Ideana on siirtää asiat mielestä ulkoiseen, luotettuun paikkaan ja näin vapauttaa tilaa luovuudelle sekä asioiden ratkaisemiselle. Allen käytti mallia onnistuneesti yrityskonsultoinnissa ja julkaisi bestselleriksi nousseen kirjan aiheesta vuonna 2001.

Omat kokemukseni GTD:stä

Löysin GTD-menetelmän podcastista vuonna 2009. Luin Allenin kirjan ja otin menetelmän käyttöön, mutta tein perinteisen GTD-käyttömokan, enkä kehittänyt kunnollista rutiinia viikkokatselmointien pitämiseen. Hiljalleen järjestelmä rappeutui ja muuttui tavalliseksi todo-listaksi. Mutta ei hätää. Allenia vapaasti lainaten: “Kaikki tippuvat joskus vankkureista, mutta sitten pitää vain kiivetä takaisin kyytiin.” Otin GTD:n uudelleen käyttöön vuonna 2022 ja nyt rutiinit ovat pitäneet. Systemaattisuus on avain onneen.

Suurin hyöty GTD:sta on ollut ajattelun selkeytyminen. Kun asiat eivät pyöri mielessä, tilaa vapautuu ongelmanratkaisulle ja luovuudelle. Yllättävin oivallus on ollut se, miten paljon epämääräisesti muotoillut tehtävät aiheuttavat stressiä. GTD:n selkeä käsittelyprosessi auttaa määrittelemään tehtävät kunnolla, mikä tekee niistä helpommin lähestyttäviä.

Lisäksi GTD auttaa keräämään ideat talteen. Monet ajatukset ja oivallukset ovat karkaavaisia – ne voivat palata mieleen useita kertoja ja silti unohtua. Järjestelmä toimii suodattimena: jos idea ei enää käsittelyvaiheessa tunnu merkitykselliseltä, sen voi nakata roskikseen. Tämä luo tilaa uusille, paremmille ideoille – ja myös unelmille. On mielenkiintoista nähdä, miten nopeasti pienestä “olisi kiva” -ajatuksesta voi tulla toteutunut projekti, kun se on kirjattu ylös.

Menetelmän osat

GTD-menetelmässä käyttäjä rakentaa itselleen järjestelmän, johon asioita tallennetaan. Järjestelmä koostuu yksinkertaisimmillaan listoista, joten sen voi luoda täysin paperipohjaiseksi tai digitaaliseksi. Useat muistiinpano- ja todo-ohjelmistot tukevat GTD:n tehtävänkulkua joko suoraan tai välillisesti. Niin tärkeä kuin järjestelmä onkin, se on silti lähinnä aktiivikäytössä oleva varasto – itse työnkulku ja sen systemaattinen hyödyntäminen on pääosassa. GTD-kirjassa todetaan, että siinä missä menetelmä on pysyvä, järjestelmää kannattaa vaihtaa tarpeen mukaan, ja se on usein järkevää menetelmän käytön kehittyessä.

Työnkulku rakentuu viidestä vaiheesta:

• Kerääminen: Kaikki mieleen tulevat tehtävät, sitoumukset ja ideat siirretään järjestelmän inboxiin odottamaan käsittelyä. Sama tehdään kaikille ulkopuolelta tuleville asioille, joihin pitää reagoida. Ideana on kerätä asiat kattavasti, mutta raakamuotoisesti luottaen siihen, että ne käsitellään systemaattisesti myöhemmin.
• Käsittely: Käsittelyvaiheessa selvitetään, mitä asia tarkoittaa. Sisältääkö se tekemistä? Mihin lopputulokseen sen kanssa halutaan päästä? Mikä on seuraava tehtävä, joka edesauttaa asian etenemistä tai jopa ratkaisee sen kokonaan?
• Järjestäminen: Käsitelty asia sijoitetaan oikeaan paikkaan GTD-järjestelmässä, jolloin se tulee vastaan oikea-aikaisesti.
• Tarkastelu: Järjestelmälle tehdään katselmointeja yleensä kerran viikossa. Tällä varmistetaan, että kaikki ajanjakson aikana itseltä tai ulkomaailmasta tulleet asiat ja sitoumukset on varmasti kerätty, käsitelty ja järjestetty järjestelmään.
• Toteuttaminen: Kun asiat on käsitelty seuraaviksi tehtäviksi ja järjestetty paikoilleen, oikean tehtävän löytäminen ja tekeminen on huomattavasti suoraviivaisempaa.

Itse menetelmä on petollisen yksinkertainen, mutta vaatii toimiakseen rutiinia. Menetelmä toimii parhaiten, kun voi luottaa, että kaikki irtonaiset langanpäät on tallennettu järjestelmään ja läpikäyty asianmukaisesti. Ylläpito vaatii työtä ja uusien asioiden tallentaminen niiden ilmaantuessa vaatii rutiinin kehittämistä.

Miten alkuun?

Jos koko järjestelmän käyttöönotto arveluttaa, voi aluksi lähteä kokeilemaan yhdellä osalla, kuten keräämisellä. Ties vaikka jonakin päivänä järjestelmä on sinullakin täydessä käytössä. Suoraviivaisin tapa GTD:n käyttöönottoon on lukea David Allenin Getting Things Done -kirja, joka opettaa mallin saloihin ja ohjaa oman järjestelmän luomisessa.

GTD ei ole supervoima, mutta parhaimmillaan se on lähellä sitä.