HUS Diagnostiikkakeskus

Toimipistesovellus sujuvoittaa asiakasneuvojien työtä

HUS Diagnostiikkakeskus on Suomen johtava kliinisten laboratorio- ja kuvantamispalvelujen tuottaja. Diagnostiikkakeskus on yksi HUSin tulosalueista, ja sillä on toimintaa kahdeksalla lääketieteen erikoisalalla. Diagnostiikkakeskus vastaa valtakunnallisesti useista erityisosaamista vaativista tutkimuksista sekä yliopistolliselle sairaalalle kuuluvasta tutkimuksesta ja opetuksesta, ja toimii Uudenmaan, Kymenlaakson ja Etelä-Karjalan perusterveydenhuollossa ja erikoissairaanhoidossa.

HUS Diagnostiikkakeskuksen keskitetty asiakaspalvelu vastaanottaa runsaasti yhteydenottoja. Asiakasneuvojien tarvitsemat tiedot olivat aiemmin hajallaan tai niiden ajantasainen päivittyminen ja löytäminen haastavaa, mikä teki asiakaspalvelusta vaivalloista.

Projektin tavoitteena oli yhtenäistää tietojen ylläpidon käytäntöjä ja vähentää päällekkäistä työtä, kuten toimipisteiden poikkeusaukioloaikojen päivittämistä kolmella kielellä jokaiselle toimipisteelle, sekä varmistaa, että muuttuvat tiedot päivittyvät sujuvasti hus.fi-sivustolle.

“Työn sujuvoittamiseksi päätettiin toteuttaa aina ajan tasalla oleva sovellus, joka kokoaa tarvittavat tiedot yhteen ja josta tieto löytyy kätevästi”, kertoo HUS Diagnostiikkakeskuksen asiakaspalvelupäällikkö Juha Westerholm. “Lisäksi haluttiin automatisoida tietojen välittäminen hus.fi-sivustolle, jotta esimerkiksi laiterikko tai juhlapyhien aiheuttamat muutokset tulevat oikea-aikaisesti asiakkaiden nähtäväksi.”

Druid valikoitui projektin toteuttajaksi avoimen kilpailutuksen tuloksena, ja yhteistyö käynnistyi toukokuussa 2023.

Asiakasneuvojien tarvitsemat tiedot yhdessä sovelluksessa

Drupalilla toteutettu monikielinen Toimipistesovellus kerää noin 160 toimipaikan samankaltaisia tietoja helposti käytettävään muotoon, ja tarjoaa asiakasneuvojille ajantasaista tietoa muun muassa toimipisteiden aukioloajoista ja saatavilla olevista palveluista.

Palvelulla on runsaasti sisäisiä käyttäjiä, joilla on erilaisia käyttäjärooleja. Suurin osa käyttäjistä hyödyntää olemassa olevaa tietoa, jota muokkaajat ja pääkäyttäjät ylläpitävät.

“Sovelluksen ensisijaisena tavoitteena on helpottaa asiakasneuvojien työtä, joka puolestaan näkyy asiakkaillemme laadukkaampana palveluna.“

“Toimipistesovellus-projektissa kerättiin paljon dataa eri toimipisteiltä yhteen paikkaan, jossa sitä voidaan käsitellä yhtenäisillä toimintatavoilla. Integraatiorajapintamme mahdollistavat datan näytön HUSin eri sovelluksissa, mikä helpottaa asiakaspalvelijoiden työtä ja täten palvelee myös loppuasiakkaita paremmin.”

Jesse Tikka, projektipäällikkö, Druid Oy

Helppo päivitettävyys parantaa tehokkuutta

Toimipistesovelluksessa on helppo päivittää muutettavia tietoja. Muutokset voidaan tehdä siellä missä tieto on, ja jakaa lähes reaaliaikaisesti sekä sisäisesti että asiakkaille.

Sovelluksessa on myös kätevä päivittää laajoja tietosisältöjä ja tehdä massapäivityksiä, joista voi halutessa lähettää sähköpostin valitulle kohderyhmälle, esimerkiksi tietylle kunnalle. Päivitetty tieto ui oikeisiin kanaviin, kuten hus.fi:hin ilman monia välikäsiä.

Sujuvaa yhdessätekemistä

Juha Westerholm kiittää, että asiat on ymmärretty koko projektin ajan samalla tavalla molemmin puolin. Druidilaiset pystyivät projektin aikana mukautumaan yllättäviinkin haasteisiin kiitettävästi, ja kaikkiaan projekti eteni sovitussa aikataulussa.

Toimipistesovellus otettiin käyttöön tammikuussa 2024, ja se on otettu tyytyväisinä vastaan. Sisäiset sidosryhmät olivat mukana määrittelemässä tarpeita projektille, ja lopputuloksella on pystytty vastaamaan työntekijöiden tarpeeseen helpommasta tavasta toimia.

Organisaation sisällä Toimipistesovellus on havaittu hyödylliseksi työkaluksi, johon halutaan lisää toiminnallisuuksia, kuten sisäisiä ohjeita. Tavoitteena on myös laajentaa sen käyttöä HUSin sisällä esimerkiksi laboratorioiden ajanvaraukseen.

Druid vastaa palvelun ylläpidosta ja jatkokehityksestä.